Proforma faktura: Vzor, náležitosti, rozdíl oproti zálohové faktuře a jak správně účtovat
Potřebujete od klienta získat peníze ještě předtím, než začnete pracovat na zakázce nebo odešlete zboží? V takovém případě je ideálním řešením proforma faktura. V tomto podrobném průvodci se dozvíte, co přesně proforma faktura je, jaký je rozdíl mezi proformou a zálohovou fakturou, jaké má náležitosti a jak ji správně zaúčtovat v roce 2026.
Úvod
- 1. Co je proforma faktura a kdy ji použít?
- 2. Proforma faktura vs. Zálohová faktura vs. Daňový doklad
- 3. Co musí obsahovat správná proforma faktura?
- 4. Správný postup od vystavení proformy po konečnou fakturu
- 5. Co se stane, když odběratel proforma fakturu nezaplatí?
- 6. Praktické otázky a odpovědi (FAQ)
- Závěr
- 7. Praktický příklad: Jak zaúčtovat proforma fakturu v daňové evidenci i podvojném účetnictví
- 8. 5 nejčastějších chyb při práci s proforma fakturami
1. Co je proforma faktura a kdy ji použít?
Termín pro forma pochází z latiny a znamená „pro formu“ nebo „naoko“. V obchodní praxi jde o nezávazný dokument, který obsahuje veškeré platební údaje a specifikaci plnění jako běžná faktura, ale nemá právní účinky účetního dokladu.
Hlavní situace, kdy se proforma faktura využívá:
- Ochrana před neplatiči: U nových zákazníků nebo rizikových odběratelů požadujete úhradu předem.
- Zakázková výroba na míru: Výroba nábytku, tvorba software na míru, stavební práce vyžadují nákup materiálu předem.
- Předplatné a služby: Předplatné softwaru (SaaS), hosting, domény, účast na školeních a konferencích.
- Dovoz zboží ze zahraničí: Zahraniční dodavatelé běžně vystavují Proforma Invoice před odesláním zásilky.
2. Proforma faktura vs. Zálohová faktura vs. Daňový doklad
V české podnikatelské praxi se pojmy často zaměňují. Podívejme se na přesné rozdíly v přehledné tabulce:
| Typ dokladu | Je účetním dokladem? | Je daňovým dokladem (DPH)? | Kdy se vystavuje? | Vstupuje do účetnictví? |
|---|---|---|---|---|
| Proforma faktura | NE | NE | Před poskytnutím plnění / platbou | Pouze v pomocné evidenci (výzva k platbě) |
| Zálohový list / Zálohová faktura | NE (v běžném pojetí) | NE | Před platbou zálohy | Pouze evidenčně |
| Daňový doklad k přijaté platbě | ANO | ANO | Do 15 dnů od přijetí platby na účet (u plátců DPH) | ANO (povinně vstupuje do DPH i kontrolního hlášení) |
| Konečná (vyúčtovací) faktura | ANO | ANO | Po dodání zboží / dokončení služby | ANO (kompletní vyúčtování včetně odečtu zálohy) |
3. Co musí obsahovat správná proforma faktura?
Ačkoliv proforma faktura nemá zákonem striktně předepsanou strukturu jako daňový doklad, v praxi by měla obsahovat všechny údaje potřebné pro bezproblémovou platbu:
- Označení vystavovatele: Obchodní jméno, sídlo, IČO a případně DIČ.
- Označení odběratele: Jméno / firma, sídlo, IČO.
- Zřetelné označení dokladu: Text „Proforma faktura“, „Předfaktura“ nebo „Výzva k úhradě zálohy“.
- Upozornění o neúčetním charakteru: Důležitá formulace „Tento doklad není daňovým dokladem“.
- Číslo dokladu: Zvláštní číselná řada (např. PRO-2026-001). Nedoporučuje se míchat čísla proforem s konečnými fakturami.
- Časové údaje: Datum vystavení a datum splatnosti.
- Popis plnění a částka: Rozpis položek a celková požadovaná záloha v CZK nebo cizí měně.
- Platební údaje: Číslo bankovního účtu, IBAN/SWIFT a variabilní symbol pro spárování platby.
- QR kód: Standardní QR platba pro okamžitou úhradu z mobilního bankovnictví.
4. Správný postup od vystavení proformy po konečnou fakturu
Krok 1: Vystavení proforma faktury: Vystavíte proformu se splatností např. 7 dní a odešlete ji zákazníkovi.
Krok 2: Přijetí platby na bankovní účet: Klient zálohu uhradí. Systém platbu spáruje podle variabilního symbolu.
Krok 3 (Pouze plátci DPH): Daňový doklad k přijaté platbě: Pokud dodání zboží/služby nenastane v tomtéž kalendářním měsíci, vystaví plátce DPH do 15 dnů od přijetí peněz daňový doklad k platbě.
Krok 4: Dodání plnění a konečná faktura: Po dokončení práce vystavíte konečnou fakturu, na které vyčíslíte celkovou cenu zakázky a odečtete již zaplacenou zálohu. Zbývající doplatek činí 0 Kč (nebo rozdílovou částku).
5. Co se stane, když odběratel proforma fakturu nezaplatí?
Jednou z největších výhod proforma faktury je, že pokud ji zákazník neuhradí, nemusíte vystavovat žádný dobropis ani storno doklad. Jelikož proforma nevstoupila do vašeho účetnictví ani do DPH evidence, jednoduše ji po vypršení splatnosti označíte jako stornovanou nebo vypršenou a zakázku nerealizujete.
6. Praktické otázky a odpovědi (FAQ)
Může neplátce DPH vystavovat proforma faktury?
Ano, neplátce DPH může bez problémů vystavovat proforma faktury. Po jejich úhradě vystaví běžný účetní doklad (fakturu neplátce) s odečtem zálohy. Nemusí řešit daňové doklady k platbě.
Jak číslovat proforma faktury?
Zaveďte si samostatnou číselnou řadu (např. PF2026001). Nikdy nepoužívejte stejná čísla jako pro ostré konečné faktury, aby nevznikl zmatek v účetnictví.
Lze proforma fakturu vystavit v cizí měně?
Ano, proforma faktura může být v libovolné měně (EUR, USD). Přepočet na CZK se provádí až ke dni reálného přijetí platby podle kurzu ČNB.
Závěr
Proforma faktura je neocenitelným nástrojem pro ochranu vašeho cash flow a eliminaci rizik spojených s neplatiči. Využijte náš online formulář pro snadné a rychlé vystavení proforma faktury s QR kódem zdarma!
7. Praktický příklad: Jak zaúčtovat proforma fakturu v daňové evidenci i podvojném účetnictví
Pro správné pochopení se podívejme na konkrétní modelový příklad z podnikatelské praxe:
Příklad zakázky na tvorbu webových stránek v hodnotě 50 000 Kč
- 1. března: Vystavíte proforma fakturu na 50 % zálohy, tedy na částku 25 000 Kč, se splatností 7 dní. Do účetnictví ani daňové evidence nevstupuje žádný zápis.
- 5. března: Na bankovní účet dorazí platba 25 000 Kč. Zapisujete příjem peněz na bankovní účet. Jako plátce DPH vystavíte do 15 dnů daňový doklad k přijaté platbě (základ 20 661 Kč + DPH 4 339 Kč).
- 25. března: Zakázka je hotová a předaná klientovi. Vystavíte konečnou fakturu (daňový doklad):
- Celková cena zakázky: 50 000 Kč (základ 41 322 Kč + DPH 8 678 Kč)
- Odečet zaplacené zálohy: -25 000 Kč (-20 661 Kč základ, -4 339 Kč DPH)
- Zbývá k doplatku: 25 000 Kč
8. 5 nejčastějších chyb při práci s proforma fakturami
- Uplatnění odpočtu DPH z proformy: Účetní odběratele nesmí na základě proformy uplatnit DPH. Odpočet lze uplatnit až po obdržení daňového dokladu k platbě nebo konečné faktury.
- Smíchání číselných řad: Používání jedné číselné řady pro proformy i ostré faktury vede k mezerám v číslování při nezaplacení zálohy.
- Nevystavení konečného vyúčtování: Pouhé zaplacení proformy bez vystavení konečné faktury je hrubou chybou v účetnictví.
- Zapomenutý platební QR kód: Absence QR kódu zbytečně prodlužuje dobu splatnosti ze strany klienta.
